Должностная инструкция регламентирует трудовые обязанности работников и утверждается работодателем. В этом документе прописываются квалификационные требования к занимаемым должностям, производственные функции, ответственность, формы и способы поощрения, характер подчинённости. Работодателям дано право самостоятельно определять порядок ее оформления. Должностная инструкция может утверждаться в качестве самостоятельного документа или прилагаться к трудовому договору. Она может распространяться сразу на несколько работников или быть персонализированной для отдельного сотрудника.
Как пояснил Минтруд РФ в письме от 25.04.2022 г. № 14-2/ООГ-2707, работодатель не обязан принимать должностные инструкции. В качестве альтернативы трудовые функции разрешается указывать в трудовом договоре. В соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ в нём допускается указывать дополнительные условия, которые не ухудшают положение сотрудника по сравнению с правами, установленными законодательством.
Обязательный характер должностных инструкций предусмотрен исключительно для сотрудников государственных органов.
Если должностная инструкция разработана и утверждена работодателем, она становится обязательной для работника. При этом самостоятельное внесение изменений в документ без согласования с сотрудником квалифицируется как нарушение закона.